邮件合并是Word中一项非常实用的功能，它允许用户将一个主文档（如信函、报告等）与数据源（如Excel表格、Access数据库或纯文本文件等）中的信息进行匹配，从而批量生成个性化的文档。这项功能特别适用于需要向大量收件人发送相同信息但需包含个性化内容的场景，比如节日贺卡、会议通知或是产品推广信件等。

假设您正在经营一家书店，并希望给您的顾客发送一封定制的推荐书单邮件。首先，您需要准备一个包含顾客姓名和邮箱地址的数据源文件，可以使用Excel表格来存储这些信息。接着，在Word中打开邮件合并功能，选择创建新文档，并指定您的数据源文件。接下来，您可以插入需要的信息字段到主文档中，例如顾客的名字，这样每封邮件都会自动填充相应的顾客姓名。

在完成基本设置后，Word会为您提供一个预览功能，让您能够查看最终文档的样子。确认无误后，就可以开始执行邮件合并过程了。Word将根据您设定的规则，逐一替换文档中的占位符为实际数据，生成一系列独立的文档，每个文档都包含了特定收件人的信息。

通过这种方式，您可以高效地批量生成个性化文档，不仅节省了时间，还提升了与客户的互动体验。邮件合并功能的强大之处在于其灵活性和自动化程度，使得即使是处理成百上千份文档也变得轻而易举。